Inteligencias de negocio

Inteligencia de Negocios

La Inteligencia de Negocios es el conjunto de productos y servicios que permiten a los usuarios finales accesar y analizar de manera rápida y sencilla, la información para la toma de decisiones de negocio a nivel operativo, táctico y estratégico.

En resumen la Inteligencia de Negocios es el proceso de analizar los datos acumulados en la empresa y extraer un conocimiento de ellos. Se incluyen las bases de datos de clientes, información de la cadena de suministro, ventas personales y cualquier actividad de marketing o fuente de información relevante para la empresa.


El término Business Intelligence (Inteligencia de Negocios) hizo su aparición en 1996 cuando un reporte de Gartner Group dijo textualmente lo siguiente:

Para el año 2000, la Democracia de la Información emergerá en las empresas de vanguardia, con las aplicaciones de Inteligencia de Negocios ampliamente disponibles a nivel de empleados, consultores, clientes, proveedores y el público en general. La clave para surgir en un mercado competitivo es mantenerse delante de sus competidores. Se requiere mas que intuición para tomar decisiones correctas basadas en información exacta y actualizada. Las herramientas de reporte, consulta y análisis de datos pueden ayudar a los usuarios de negocios a navegar a través de un mar de información para sintetizar la información valiosa que en él se encuentra - hoy en día esta categoría de herramientas se les llama "Inteligencia de Negocios"

A nivel de Gerencia; la inteligencia de negocio es un proceso que, apoyado en Tecnología e Información, genera conocimiento relevante al negocio. Algo peor que no tener información disponible es tener mucha información y no saber qué hacer con ella. La Inteligencia de Negocios
es la solución a ese problema, pues por medio de dicha información se pueden generar escenarios, pronósticos y reportes que apoyen a la toma de decisiones, lo que se traduce en una ventaja competitiva.
La clave para Inteligencia de Negocios es la información y uno de sus mayores beneficios es la posibilidad de utilizarla en la toma de decisiones. Con Inteligencia de Negocios se puede: crear una base de datos de clientes, prever ventas y devoluciones, compartir información entre diferentes departamentos, mejorar el servicio al cliente, desarrollar proveedores, mejorar los procesos de compras, elaborar estrategias de mercadeo relacional, etc.

Este conjunto de herramientas y metodologías tienen en común las siguientes características:

- Accesibilidad a la información. Los datos son la fuente principal de este concepto. Lo primero que debe garantizar ese tipo de herramientas y técnicas será el acceso de los usuarios a los datos con independencia de la procedencia delos mismos.

- Apoyo en la toma de decisiones. Se busca ir más allá en la presentación de la información, de manera que los usuarios tengan acceso a herramientas de análisis que les permitan seleccionar y manipular sólo aquellos datos que les interesen.

- Orientación al usuario final. Se busca independencia entre los conocimientos técnicos de los usuarios y su capacidad para utilizar estas herramientas.

Inteligencia de Negocios a Nivel Operativo

La Inteligencia de Negocios a Nivel Operativo permite que los empleados que trabajan con información operativa puedan recibir la misma de una manera oportuna, exacta y adecuada y se componen básicamente de herramientas de reportes u hojas de cálculo con un formato fijo cuya información se actualiza frecuentemente.

Un ejemplo de esto podría ser un supervisor de ventas que utiliza una hoja de cálculo para monitorear el cumplimiento de las cuotas de ventas de los vendedores a su cargo, una de las columnas tendría una información fija (la cuota de ventas) y a su lado podría estar una columna que diariamente extraiga el total de ventas para ése vendedor en particular. El supervisor de ventas a su vez podría aplicar fórmulas tomando en cuenta la columna de cuota y la columna de venta real sin necesidad de tener que introducirlas de manera manual.

Matrix y Funcion@ son herramientas que ofrecen las empresas para satisfacer las necesidades de Inteligencia de Negocios a nivel operativo

Inteligencia de Negocios a Nivel Táctico

La Inteligencia de Negocios a Nivel Táctico permite que los analistas de datos y la gerencia media de la empresa utilicen herramientas de análisis y consulta con el propósito de tener acceso a la información sin intervención de terceros.

Como ejemplo un gerente de ventas recibe un reporte preimpreso en donde se indica que las ventas de una determinada categoría de productos o servicios, se incrementaron de manera inusual con relación al periodo anterior, una herramienta de análisis y consulta le permite analizar éste incremento y establecer si el mismo se debe a nuevos productos, nuevos clientes o una estrategia de promociones que haya producido el incremento en la demanda.

Con éste tipo de herramientas también se puede determinar si en un período específico es usual o inusual que se produzcan éstos comportamientos anormales en la demanda, de manera de poder anticiparnos a ellos y poder aprovechar ésta situación para aumentar el impacto positivo o minimizar el impacto negativo según sea el caso.

Apoyo es la herramienta que ofrecemos para satisfacer las necesidades de Inteligencia de Negocios a nivel táctico.

Inteligencia de Negocios a Nivel Estratégico

La Inteligencia de Negocios a Nivel Estratégico permite que la alta dirección de las empresas pueda analizar y monitorear tendencias, patrones, metas y objetivos estratégicos de la organización. Un ejemplo de Inteligencia de Negocios a nivel estratégico lo constituye el Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard concepto introducido por Robert Kaplan y David Norton el cual definen como:

"Un esquema de trabajo multidimensional para describir, implementar y administrar estrategia a todo nivel dentro de una empresa, a través de la vinculación de objetivos, iniciativas y mediciones a la estrategia de la organización"

Con la implementación de un Cuadro de Mando Integral se obtienen los siguientes beneficios:

• Promueve la alineación estratégica de toda la organización a partir de la transformación de la Visión y Estrategia en planes concretos de acción.
• Fomenta el trabajo en equipo y por consiguiente la colaboración y la coordinación al conducir a toda la organización hacia la consecución de la estrategia definida.
• Facilita la comunicación de los planes estratégicos a toda la empresa.
• Integra y sintetiza un gran volumen de datos e indicadores que surgen de la gestión diaria de las operaciones.
• Desarrolla el conocimiento y el capital humano, bases fundamentales para alcanzar los objetivos estratégicos.

Delphos es la herramienta que ofrecen las empresas para satisfacer las necesidades de Inteligencia de Negocios a nivel estratégico.

Resumen de Base de Datos

INTRODUCCIÓN

HISTORIA DE LOS SISTEMAS MANEJADORES DE DATOS

Inicialmente, en los años 40s, los Sistemas de Archivos generados a través de lenguajes de programación no propietarios como Cobol y Fortran (vigentes en la actualidad), permiten almacenar los datos a través de archivos planos con funciones básicas de lectura y escritura sobre ellos. En 1964, se conciben los primeros Gestores de Base de Datos (DBMS: Database Management System), por medio de los cuales se pretende dar un viraje a los Sistemas de Archivos, los cuales se limitan a la estructuración del almacenamiento físico de los datos. Con los DBMS se crea el concepto de Administración de los datos, por medio de actividades integradas que permiten verlos físicamente en un solo almacenamiento pero lógicamente se manipulan a través de esquemas compuesto por estructuras donde se establecen vínculos de integridad, métodos de acceso y organización física sobre los datos, permitiendo así obtener valores agregados de utilización tales como: manejo de usuarios, seguridad, atomicidad e independencia física y lógica de los datos, entre otros.

El primer gestor de bases de datos (DBMS) comercial, IDS: Integrated Data Store , se crea bajo el concepto del Modelo de Datos de Red (Bachgman, 1965); luego se desarrolla el IMS: Information Management System , sobre el concepto del Modelo de Datos Jerárquico. Estos DBMSs eran accesados normalmente por lenguajes de programación como Cobol usando interfases de bajo nivel haciendo que las tareas de creación de aplicaciones y mantenimiento de los datos fuesen controlables, pero aún complejas.

A medida que evolucionaban los DBMS, los lenguajes de programación también lo hacían. En 1967 surge el primer lenguaje de programación orientado a objetos, Simula, el cual fue propuesto para simulación de actividades. En este los procedimientos podían ser asociados a un tipo para representar el comportamiento de una instancia, introduciendo así el concepto de Clase. Simula, soporta paralelismo permitiendo muchas entidades interactivas en una simulación. Además comparte objetos acoplando datos y procedimientos.

Luego se genera una nueva noción, donde las bases de datos deben almacenar por medio de una estructura tabular llamada relación o tabla (Codd,1970), compuesta por filas y columnas, accesando dichas relaciones a través de un lenguaje de alto nivel no procedural (declarativo). De esta forma en los años 80s surgen varios productores de DBMS Relacionales (RDBMS) como Oracle, Informix, Ingres y DB2, además de otros lenguajes orientados a objetos como el C++, Java (antes el Oak), Eiffel, y Smalltalk adoptando y mejorando el concepto de clase pero su desarrollo se hace independiente de los DBMSs.

Comenzando los años 80’s ya se siente la necesidad de que los DBMS actuales manipulen objetos complejos y estructuras como las usadas en sistemas CAD y CASE, entre otras. A partir de esto se da inicio a dos grandes tendencias: los ORDBMS (Object Relational Database Management System) los cuales se proyectan como una extensión de los RDBMS hacia el paradigma OO, y los OODBMS (Object Oriented Database Management System) estarían disponibles para almacenar y manipular las clases, los objetos, la asociación entre ellos y sus métodos. Así, finalizando los años 80s se crean los OODBMSs por medio de productores como O2, ObjectDesign y Objectivity, entre otros. Pero realmente se puede decir que estos no se hicieron tan comerciales como los existentes RDBMS ya que el concepto de Orientación a Objetos se seguía manejando muy a nivel del lenguaje de programación, sin que se trabajaran estructuras de almacenamiento Orientadas a Objetos dependientes de estos. Así, en 1991 surge la ODMG (Object Database Management Group) el cual estandariza los OODBMSs a partir del ODMG-93 y luego en 1992 el comité ANSI X3H2 inicia un trabajo en SQL3, del cual surgen los DBMS objeto relacional ORDBMS. Este trabajo fue programado para finalizarse en 1995, pero aún se sigue trabajando en este con un tiempo límite de terminación, en el año 1999.

DEFINICIÓN

El sistema de gestión de bases de datos es esencial para el adecuado funcionamiento y manipulación de los datos contenidos en la base. Es un conjunto de programas, protocolos, lenguajes y el paso a paso que se deben tener y subministrar, tanto a los usuarios no informáticos como los mismos analistas, programadores o administradores. Son los medios necesarios para poder recuperar cualquier data, describirla y manipularla en las base de datos, manteniendo la integridad de la misma junto con su confiabilidad, confidencialidad y seguridad.

FUNCIONES DEL SISTEMA MANEJADOR DE DATOS

Las funciones esenciales y entre muchas son la descripción, manipulación y utilización de los datos.

· Descripción: influye en la descripción de los elementos de datos, su estructura, sus interrelaciones, sus validaciones y todas sus ramas correspondientes. Tanto a nivel externo como lógico global e interno esta descripción es realizada mediante un “LDD” que significa “Lenguaje de Descripción de Datos”.

· Manipulación: esta función permite buscar, añadir, suprimir ya modificar los datos contenidos en la Base de Datos. Se debe tener extremo cuidado con la manipulación de datos porque la mala manipulación de la data puede ser apenado por la ley.

La manipulación como tal es el definir un criterio de selección, definir la estructura lógica a recuperar, acceder a la estructura física. Esta manipulación es realizada mediante un “LMD” que significa Lenguaje de Manipulación de Datos.

· Utilización: La utilización permite acceder a la base de datos, no a nivel de datos sino a la base como tal, para lo cual: Reúne las interfaces de los usuarios y suministra procedimientos para el administrador.

TAREAS EN SISTEMAS MANEJADORES DE DATOS

El que maneja y tiene total control de la base tienes la responsabilidad la responsabilidad en lo siguiente:

· Interacción con el manejador de archivos: Los datos en la base se guardan en disco mediante el sistema de archivos, proporcionado comúnmente por el sistema operativo. El manejador de la base, traduce las diferentes proposiciones del manejo de datos en comandos del sistema de archivos de bajo nivel. De esta forma el manejador se puede encargar del almacenamiento, recuperación y actualización de los datos en la base.

· Implantación de la integridad: Los valores de los datos que se almacenan en la base, deben satisfacer ciertas limitantes de consistencia, estas limitantes deben ser determinadas por el administrador, pero es el manejador el encargado de verificar que las actualizaciones que se hagan a la base cumplan con dichas normas.

· Puesta en práctica de la seguridad: El manejador de la base es quien verifica que los accesos a la base sean realizados por las personas autorizadas.

· Respaldo y recuperación: Entre las labores que debe ejecutar el manejador está la de verificar de forma constante la integridad de la base, y lograr recuperación de datos y/o mejoras en caso que se requieran.

· Control de concurrencia: Se podría entender, esta, como la principal tarea del manejador de la base, o por lo menos la más difícil. Cuando varios usuarios están accesando la base al mismo tiempo, es posible que la consistencia de los datos no se conserve. El manejador debe encargarse de coordinar los accesos de los diferentes usuarios, de forma que los datos en la base no se dañen.

En términos ideales, un DBMS debe contar con estas funciones, sin embargo, no todos las poseen, así existen algunos manejadores que no cumplen la función de respaldo o de seguridad, dejándola al usuario o administrador; sin embargo un DBMS que sea completo y que deba manejar una base de datos multiusuario grande, es conveniente que cuente con todas estas operaciones.

LENGUAJES Y PASOS EN EL SISTEMA GETIONADOR DE DATOS

Para cumplir sus objetivos el DBMS cuenta con varios lenguajes:

Lenguaje de descripción o definición de datos: Un esquema de base de datos se especifica por medio de una serie de definiciones que se expresan en un lenguaje de definición de datos (DDL-Data Definition Language). El resultado de la compilación es un conjunto de tablas que se almacenan en el diccionario de datos. Existe un esquema DDL para las definiciones del nivel conceptual y un subesquema DDL para las definiciones del nivel externo.

La estructura de almacenamiento y los métodos de acceso empleados por el sistema se especifican por medio de un conjunto de definiciones de un tipo especial de DDL, llamado lenguaje de almacenamiento y definición de datos; el resultado de la compilación es una serie de instrucciones que especifican los detalles de implantación de los esquemas de base de datos que normalmente no pueden ver los usuarios. Este lenguaje se define como un lenguaje de control dispositivo/medio.

Existe además un DBCS que es el sistema de control de la base de datos y permite el acceso a la definición de datos.

Lenguaje de Definición de Datos: El DDL (Data Definition language) por medio de este el DBMS identifica las descripciones de los elementos de los esquemas y almacena la descripción del esquema en el catálogo del DBMS. Por medio de este el DBMS especifica el esquema conceptual e interno (Base de datos Almacenada).

Lenguaje de definición de almacenamiento: SDL (Store Definition language) es utilizado por el DBMS para especificar el esquema interno que corresponde a la Base de Datos Almacenada.

Lenguaje de Definición de Vistas: VDL (View Definition language) es utilizado por el DBMS para especificar las vistas del usuario y sus correspondencias con el esquema conceptual.

En las Bases de Datos Relacionales, el SQL, representa una combinación de los anteriores.

Lenguaje de manejo de datos: El DML (Data Managment Lenguage) es el que permite a los usuarios manejar o tener acceso a la base de datos. Permite recuperar, insertar o eliminar la información contenida. Existen dos tipos:

- Sin procedimiento: donde se indican que datos se necesitan pero no como. SQL y de alto nivel.

- Con procedimiento: donde se indican que datos se necesitan y la forma como se necesitan. De bajo nivel.

Además debe tener la capacidad de entender los mensajes con que contesta el DBMS

La parte del DML que permite recuperar la información se llama lenguaje de consulta (que no es el mismo manejador de datos), este lenguaje no es algorítmico, con este las consultas se pueden hacer desde una terminal en forma interactiva o inmerso dentro de un lenguaje de alto nivel.

Los lenguajes de 4a. Generación permiten la generación de reportes, visualización de gráficos o procesos de la base de datos de forma fácil y rápida.

Lenguajes de Programación: Estos son programas que pueden ser empleados por los programadores, algunos lenguajes de tercera generación tiene la capacidad de entrar a interactuar con bases de datos.

CLASIFICACION DE LOS DBMS (DATA BASE MANAGEMENT SYSTEM)

La forma o vista externa con que se presentan los datos al usuario en la mayoría de los sistemas actuales es idéntica o muy semejante a la vista conceptual.

La estructura lógica, en el ámbito conceptual o externo, es la base para la clasificación de los DBMS en las cuatro categorías siguientes: jerárquica, red, relacional y orientada a objetos.

Cualquier categoría debe permitir un acceso aleatorio a los datos requeridos, utilizando para tal fin una estructura de datos: redes, árboles, tablas o listas enlazadas.

Cada DBMS está diseñado para manejar un tipo de estructura lógica. No se pueden procesar programas diseñados para otro DBMS.

ENFOQUE JERÁRQUICO

La base de datos jerárquica consta de muchos registros. Cada nodo representa un tipo de registro conceptual o un segmento. Cada registro o segmento está constituido por un cierto número de campos que lo describen.

Cada rama representa una relación uno a muchos. Un cliente del banco puede tener muchos movimientos en su cuenta. En este caso 'muchos' significa cero, uno o más de uno.

ENFOQUE DE RED

Para representar este tipo de relación, es necesario que los dos tipos de registro estén interconectados por medio de un registro conector llamado conjunto conector.

ENFOQUE RELACIONAL

Un DBMS de enfoque relacional utiliza tablas bidimensionales llamadas relaciones para la representación lógica de los datos y las relaciones entre ellos.

Si las consultas sobre claves múltiples en el enfoque jerárquico se conseguían mediante relaciones padre-hijo, en el enfoque en red mediante conjuntos, para el enfoque relacional, la relación uno a muchos entre el registro padre de un archivo y los registros hijos de otro archivo de la base de datos relacional se consigue mediante la utilización de campos de conexión, es decir, insertando el valor de la clave principal del registro padre en cada una de los registros hijos, consiguiendo relaciones parecidas al enfoque en red.

Hay características propias del enfoque relacional que no se presentan en los otros dos enfoques:

- La facilidad para su representación lógica, al realizarse mediante tablas separadas y no presentarse ningún tipo de jerarquía.

- La posibilidad de recuperar una tabla o un grupo de registros mediante una proposición del DML, sin necesidad de acceder a otras relaciones. Su modo de operación no está orientado a registros sino sobre la tabla como conjunto.

- Se puede acceder a datos de cualquier columna de la tabla o filas de una o más relaciones.

Requisitos que han de cumplir las tablas en las bases de datos relacionales:

- La tabla puede tener solo un tipo de registro.

- Cada registro posee un número determinado de campos, cada uno de ellos con su nombre correspondiente. La base de datos tendrá muchas tablas.

- Dentro de cada tabla, cada campo es distinto.

- Cada registro de una tabla es único; no hay registros duplicados.

- Los registros dentro de cada tabla no tienen una secuencia determinada.

- Se pueden crear nuevas tablas relacionando campos procedentes de dos o más tablas existentes.

ENFOQUE ORIENTADO A OBJETOS

En los últimos años la tecnología de diseño de las bases de datos se ha aplicado a terrenos ajenos al campo del procesamiento de datos, que en general carecen de al menos una de las características siguientes:

· Uniformidad.

· Orientación a registros.

· Elementos de datos de pequeño tamaño.

· Campos atómicos.

Las nuevas aplicaciones incluyen estas nuevas características:

· Diseño asistido por computadora (CAD, Computer - Aided Desing).

· Ingeniería de software asistida por computadora (CASE, Computer- Aided Software Engineering).

· Bases de datos multimedia.

· Sistemas de información para oficinas (SIO).

· Bases de datos de hipertexto.

Estas nuevas aplicaciones de las bases de datos no se consideraban en los años setenta, cuando se diseñaron inicialmente la mayor parte de los sistemas comerciales de base de datos. Ahora son posibles debido al incremento de memoria principal y de tamaño de los discos, al aumento de la velocidad de las unidades centrales de procesamiento, al menor costo del hardware y a la mejor comprensión de la gestión de las bases de datos obtenidos en los últimos años.

El modelo relacional y los modelos relacionales entre entidades no resultan suficientes para modelar las necesidades de datos de estas aplicaciones nuevas. Además, hasta las necesidades de modelado de las aplicaciones comerciales tradicionales se han hecho más complejas con el paso del tiempo, y resulta difícil expresar algunas de estas necesidades en el modelo relacional, como por ejemplo, imágenes y base de datos de hipertexto.

USUARIOS DE UN SISTEMA MANEJADOR DE DATOS

• Personal del DBA
• Usuarios Exporádicos
• Programadores de Aplicaciones
• Usuarios paramétricos

EL DICCIONARIO DE DATOS

DEFINICIÓN

Es una metabase, o una base de datos que contiene datos sobre los datos. Es una base de datos del sistema y puede ser accezada de igual forma como se accesa cualquier tabla en la base de datos.

CONTENIDO

Contiene todo sobre:

- Descripción externa, conceptual e interna de la base de datos.

- Descripción de los campos, registros y referencias cruzadas entre registros de diferentes archivos.

- Códigos de autorización y seguridad de los datos, definición de apodos.

- Esquemas externos de los programas, los usuarios y sus autorizaciones.

Resumen de Sistemas de Información

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Por una definición de sistemas de información no es tarea fácil, más aún cuando las diferentes definiciones que se dan en la literatura se caracterizan por confundir los términos "Datos e Información", por omitir elementos esenciales, y por asociar la frase "Sistema de Información" a los términos "Computador" y/o "Gerencia".

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamientos y en su estructura. Estos elementos están determinados por el propósito u objetivos del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organización, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones que, según Senn, son las siguientes:

1.- Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.

2.- Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento (disco, cintas, diskettes, y otros).

3.- Mantenimiento de Archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben mantener actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción, la modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.

4.- Generación de Reportes: La realización de esta función es esencial para el sistema de información, ella se encarga de producir la información requerida y trasmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. Esta transmisión de información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento (papel, cintas magnéticas, diskettes, y otros) o mediante la comunicación de señales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador). Los reportes que genera el sistema de información se clasifican en:

a) Reportes de Errores: Proporcionan información sobre los errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento de transacciones.

b) Reportes de Actividades: Proporcionan información sobre las actividades elementos de la organización. No están orientados a la toma de decisiones. Por ejemplo. Listados de empleados, listados de inventarios de piezas, y otros.

c) Reportes Regulares: Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar automáticamente.

d) Reporte de Excepción: Útiles para controlar situaciones anormales pues señalar la ocurrencia de condiciones "fuera de limite". Tienen un formato predefinido y se pueden generar automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la condición anormal.

e) Reportes no Planeados: Requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido.

f) Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o resolver problemas involucran el uso de modelos que respondan a interrogantes del tipo "que ocurre si…" No tienen formato predefinido y pueden o no generarse automáticamente. Los dos primeros reportes son producidos por los subsistemas de procesamiento de transacciones, mientras que los restantes los producen los subsistemas de procesamientos de información.

5.- Procesamientos de Consultas: Parte de la información requerida por los usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requiere un formato complejo como el de los reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas interactivas y constituyen un medio directo de comunicación hombre-máquina. Esta función es generalmente ejecutada por los subsistemas de administración de datos, que facilita el acceso a los datos y de procesamiento de información. La mayoría de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que existen, poseen una herramienta que facilita la realización de esta función, denominada lenguaje de consultas o de interrogación o lenguajes para el diálogo hombre-máquina.

6.- Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal intencionadas.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Una organización generalmente posee más de un tipo de sistemas de información, cada uno de ellos tiene sus propias características y cada uno juega un rol fundamental en el logro de la satisfacción de necesidades de información de dicha organización.

La mayoría de estos sistemas están interrelaciones, no necesariamente integrados, bien en forma directa en respuesta a los requerimientos de sus diseños, o en forma indirecta debido a la comunicación formal o informal de información entre ellos.

1.- Sistema de Información Formal: Basados en un conjunto de normas, estándares y procesamientos que permiten que la información se genere y llegue a quien la necesita en el momento deseado. La información formal puede ser producida por el computador.

2.- Sistema de Información Informal: Están basados en la comunicación no formalizada ni predefinida entre las personas de la organización. Este tipo de sistema no tiene estructuras y no sigue normas o procesamientos establecidos porque su información puede ser bastante imprecisa, irregular e incierta, imposibilitándose así el procesamiento automático. Por su parte Alexander, clasifica los sistemas de información de una organización, en base a su naturaleza y objetivos, de la siguiente manera:

• Sistemas de Comunicación: Transmiten información entre diferentes subsistemas de una organización. Estos subsistemas pueden ser personas de la organización o equipos electrónicos (computadores, terminales, impresoras, teles, entre otros). La información producida como salida por uno o varios de estos subsistemas puede ser utilizada como datos de entrada por otros de ellos, por lo que la interfase entre dos subsistemas es el mensaje que se trasmite. Se establece se este modo toda una red de comunicación de información entre los diferentes subsistemas de la organización. El objetivo de esta red es impartir conocimiento, pensamientos, ideas, percepciones, propiedades, órdenes y datos organizados entre los subsistemas que lo componen.

• Sistemas de Información Informal: Es una red no estructurada de comunicación informal entre personas dentro o en el ambiente de la organización. Este tipo de sistemas surge del contacto entre las personas orientadas a satisfacer sus necesidades de información relativas al trabajo o hacia el deseo de todo individuo de conocer lo que ocurre en el ambiente (rumores, chismes, entre otros). No tiene un objetivo definido, aunque puede ser utilizado como medio muy eficiente, pero poco confiable, de transmisión y divulgación de información útil a la organización.

• Sistemas de Información Organizacional: Formados por los flujos o canales de información que transmiten mensajes entre los diferentes niveles de planificación, pasando por los de control, hasta los operacionales. El sentido de la comunicación puede ser de arriba hacia abajo o viceversa. Los mensajes trasmitidos están relacionados con los objetivos, metas, planes políticas, procedimientos, normas, estándares, directivas e instrucciones u órdenes para ejecutar las tareas de la organización (sentido de arriba hacia abajo). Así como con los resultados, rendimiento, alcance, productividad, entre otros. Originados al ejecutar la tareas (sentido de abajo hacia arriba).
Por consiguiente, el objetivo de este tipo sistema de información es trasmitir las directivas organizacionales desde los niveles gerenciales hacia los operativos y proveer la información de realimentación necesaria para controlar la organización. La comunicación en este tipo de sistemas es de tipo verbal o escrita por lo que la automatización de información organizacional es difícil y quizás necesaria.

• Sistemas de Información Operativos: Son definidos como sistemas de información que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la realización de operaciones básicas en el de preparar y mantener los registros de datos originados por las operaciones elementales (rutinarias) de la organización. Ejemplo de ello son los sistemas de nóminas de pago, los sistemas de contabilidad, los sistemas de adquisición de datos y los sistemas de reservación de pasajes. El carácter rutinario de las operaciones de una organización hace que este tipo de sistema pueda ser fácilmente automatizado. De hecho una gran mayoría de sistemas de información que existe, en la actualidad, corresponden a este tipo.

• Sistemas de Información Gerencial: Es un tipo de sistema que proporciona la información necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los procesos de toma de decisiones y solución de problemas en una organización. El objetivo de este tipo de sistemas es proporcionar a los gerentes información confiable a tiempo y completa, relacionada con el rendimiento y estado de la organización.
Muy a menudo, los datos de entrada de este sistema son producidos por el sistema de información operario, el cual, a su vez puede ser subconjunto del sistema de información gerencial.

Las salidas del sistema están constituidas fundamentalmente por 2 tipos de reporte:
1-Reporte de Actividad, necesarios para determinar el rendimiento de las actividades que toman lugar en la organización durante un cierto periodo de tiempo (Ej. Reporte de Ejecución Presupuestaria, Reporte de Ventas, Estados de Ganancia y Pérdidas, entre otros).
2- Reporte de Estado, utilizados para determinar las condiciones de los diferentes subsistemas o elementos de la organización en un momento dado de tiempo (Ej. Balance General, Listado de Inventario, Listado de Empleados, Estadísticas, entre otros).
• Sistemas de Apoyo para la Toma de Decisiones: Es un tipo muy especial de sistema de información caracterizado por procesar datos para realizar automáticamente parte o el proceso de toma de decisiones e indicar la acción que se debe tomar para mantener a la organización dentro de condiciones normales de funcionamiento. En el área gerencial su objetivo es ayudar al gerente en el proceso de toma de decisiones permitiéndole evaluar, mediante el uso de modelos automatizados de decisión, control, simulación, entre otras diferentes alternativas.
• Sistemas de Procesamiento de Datos: El procesamiento de datos es parte fundamental e implicar de la mayoría de sistemas de información discutidos anteriormente. Sin embargo, existe un tipo de sistema de información cuyo objetivo exclusivo es transformar datos en información fácil de entender y utilizar la información producida puede ser utilizada por el usuario, con algun fin especifico, en la realización de sus tareas o actividades. Este tipo de sistemas recibe el nombre de sistema de procesamiento de datos. Algunos de los más conocidos son los sistemas de análisis de datos estadísticos (SAS, SPSS, y otros), y los procesadores de texto o palabras (WORDSTAR, RUN OFF, EASYWRITER, entre otros).

CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Un sistema de información al igual que los seres vivientes muestra un proceso de nacimiento y muerte bien definido.

Ciclo de Vida de un Sistema de Información

Un sistema de información tiene un origen (nacimiento), generalmente ocasionado por necesidades, a partir del cual se emprende su desarrollo que va desde la definición, del proyecto hasta la puesta en operación (Crecimiento) seguidamente se inicia su operación u mantenimiento por un período mayor a los demás durante el cual alcanza el máximo rendimiento posible (maduración). Luego, factores tales como la dinámica de la organización, los avances tecnológicos y las presiones externas o internas vuelven obsoleto e ineficaz al sistema (decaimiento), lo cual origina su paralización (muerte). En este último período se toma la decisión de renovar el sistema. Lo que origina un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por completo, lo cual marca su fin definitivo.

Los periodos relevantes del ciclo de vida de un sistema de información se pueden agrupar en las etapas siguientes:

• Surgimiento de necesidades.
• Desarrollo.
• Operación y Mantenimiento.
• Disposición (Renovación o Extinción).

En etapas, a su vez, se dividen en fases, las fases en actividades y las actividades en tareas, estas dos últimas producen la evaluación del sistema. Nuestro mayor interés en este trabajo la constituye la etapa de desarrollo, aunque no por ello se dejan de lado las demás etapas. La etapa de desarrollo está constituida por las siguientes fases:

• Definición del Proyecto.
• Análisis de Contexto
• Definición de Requerimientos.
• Construcción del Sistema.
• Implantación del Sistema.

• Definición de Proyecto: En esta fase se determinan las necesidades básicas que motivan el desarrollo de un nuevo sistema de información, se define el problema en términos generales, se establecen los objetivos básicos del sistema, se elabora el estudio de factibilidad, y se realiza la planificación global del desarrollo del sistema.

• Análisis del Contexto: Esta fase consiste en recolectar toda la documentación existente que esté relacionada con el ambiente dentro del cual va a operar el sistema y con el actual sistema de información (si existe). El contexto o sistema ampliado, esto es, el sistema al cual pertenece o va a pertenecer el sistema de información, debe ser analizado en términos de su ambiente, objetivos, estructuras y procesos, de igual modo debe procederse con el actual sistema de información, a fin de determinar sus problemas.

• Definición de Requerimientos. Consiste en establecer junto con los usuarios una descripción detallada de los objetivos del nuevo sistema, su ambiente y sus funciones. Se especifican los requerimientos del sistema, sus restricciones y sus atributos.

• Diseño del Sistema: Esta fase lleva a diseñar diferentes alternativas especificando para cada una de ellas la interacción hombre-máquina, el costo de desarrollo y los recursos que requiere. Se evalúa cada alternativa mediante un análisis costo-beneficio y se selecciona una de ellas. Se procede luego al diseño de las entradas, salidas, datos, programas, procedimientos y el plan de pruebas del sistema.

• Construcción del Sistema: Una vez diseñado el sistema, se procede a su construcción o realización, esto es la codificación y depuración de los programas diseñados, la creación e inicialización de los (s) bases (s) de datos, y el desarrollo de los procedimientos manuales que utilizará el sistema de información.

• Pruebas del Sistema: Esta es la fase que consume mayor tiempo y consiste en probar adecuadamente tanto los programas, como los procedimientos y los archivos o bases de datos. Cada uno de estos componentes, luego se procede a la prueba de integración de estos componentes y finalmente se prueba el sistema de información como un todo, tanto en ambiente simulado como en un real. Este último constituye la prueba de aceptación del sistema.

• Implantación del Sistema: Esta fase constituye la última de la etapa e desarrollo del sistema de información. En ella se adiestra a los usuarios del sistema, se realiza la conversión del sistema actual (si existe) al nuevo sistema recientemente desarrollado, se realizan las entonaciones necesarias, es decir, la puesta o punto del sistema y finalmente se evalúa el sistema de información. Al finalizar esta fase el sistema de información inicia una nueva etapa que hemos denominado etapa de operación y mantenimiento.
En conjunto de fases descritas constituye lo que denominaremos Ciclo de Desarrollo. Este ciclo es un proceso secuencial-iterativo, pues se inicia con la definición del proyecto y finaliza con la implantación del sistema, pero puede reiniciarse o devolverse a una fase ya ejecutada, por ejemplo, durante la fase de construcción del sistema es posible que surjan nuevos requerimientos, con las consiguientes modificaciones de diseño y construcción para luego continuar con las fase de pruebas e implantación del sistema.

El ciclo de vida propuesto se caracteriza por estar segmentado o dividido en eventos relevantes (etapas y fases) que son fáciles de medir revisar y documentar, facilitando en este modo la formulación de una metodología que guiará al Grupo de Desarrollo en el proceso de elaboración de un sistema de información.

EN RESUMEN Y CONCLUSIÓN

Un sistema de información es el conjunto de recursos que se utilizan para recoger, gestionar, controlar y divulgar la información dentro de una empresa u organización. Desde los años setenta los sistemas de bases de datos han ido reemplazando a los sistemas de ficheros en los sistemas de información de las empresas, de modo que éstos constan de los siguientes componentes: la base de datos, el SGBD, los programas de aplicación, los equipos informáticos y el personal que utiliza y que desarrolla el sistema.

La base de datos es uno de los componentes principales de un sistema de información, por lo que el ciclo de vida de un sistema de información está inherentemente ligado al ciclo de vida de la base de datos sobre la que se apoya. Las etapas de este ciclo de vida son: planificación de la base de datos, definición del sistema, recolección y análisis de los requisitos, diseño de la base de datos, selección del SGBD, diseño de aplicaciones, elaboración de prototipos, implementación, conversión y carga de datos, prueba y mantenimiento.

En el diseño de una base de datos se debe realizar un modelo de datos que ayude a entender el significado de los datos y que facilite la comunicación en cuanto a los requisitos de información. La primera etapa es el diseño conceptual, en donde se construye un esquema de la información que maneja la empresa, independientemente de todas las consideraciones físicas. Después viene el diseño lógico, en el que el esquema anterior se transforma según el modelo de base de datos que se vaya a utilizar para implementar el sistema. Por último, en la etapa del diseño físico, se produce una descripción de la implementación de la base de datos en memoria secundaria.
El diseño de las aplicaciones, una fase que se debe llevar a cabo en paralelo con el diseño de la base de datos, está compuesta por dos actividades: el diseño de las transacciones y el diseño de las interfaces de usuario de informes y formularios.

Las herramientas CASE permiten que el desarrollo de los sistemas de información se realice de modo eficiente y efectivo.

La administración de datos consiste en la gestión de los datos como recurso, mientras que la administración de la base de datos es la gestión de la base de datos física.